Videosolliciteren bij wet verboden

Videosolliciteren is in de wet bescherming persoonsgegevens verboden.Deze verrassende bevinding wordt bevestigd door een jurist, de handhaver van de wet, de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen CBP) en de rechtspraak. Organisaties, waaronder Het Rijk, houden zich met hun video in het selectieproces niet aan de wet en de voorwaarden die gesteld worden aan videosolliciteren.

De Wet Bescherming Persoonsgegevens verbiedt de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Tot bijzondere persoonsgegevens worden raskenmerken van een persoon gerekend. Raskenmerken van een persoon zijn per definitie zichtbaar op beeldmateriaal van personen. Daaruit volgt dat de verwerking van foto’s en video’s bij wet verboden zijn.

Er zijn uitzonderingen op het verbod. Je mag wel raskenmerken verwerken wanneer dit bij wet verplicht is of positieve discriminatie of identificatie als doel heeft.

Deze doelen zijn (meestal) niet van toepassing op videosolliciteren en daarmee blijft videosolliciteren bij wet verboden.

Deze uitleg van de wet in het kader van video sollicitaties wordt bevestigd door ICT Jurist Arnoud Engelfriet:

“Video- en fotobeelden van mensen zijn inderdaad bijzondere persoonsgegevens. Die mag je alleen verwerken met aparte toestemming of als het echt strikt noodzakelijk is voor een in de wet genoemde situatie. Bij een sollicitatie geldt dat zelden.”

De Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen CBP) is ook duidelijk over het verbod. In de CBP richtsnoeren met betrekking tot het ‘kopietje paspoort’ wordt de verwerking van het persoonsgegeven ras ook als belangrijkste reden gegeven voor een verbod op de verwerking van een foto (en dus ook video van een persoon):

“Bij een verzoek om legitimatie en eventueel een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto. Daarom mag een pasfoto niet zomaar worden gekopieerd. De Wbp bevat een (limitatief) aantal uitzonderingen op het verbod op het gebruik van deze gegevens, waaronder het gebruik van een pasfoto als dat voor de identificatie van een persoon onvermijdelijk is. Als voorbeeld dient het gebruik van een pasfoto op een toegangspas van een groot concern. In overige gevallen is het gebruik verboden.”

De soep wordt echter niet zo heet gegeten door de handhaver van de wet. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft op basis van andere uitgangspunten dan de wet.

In de handhaving door de Autoriteit Persoonsgegevens is gebruik van camerabeelden van personen niet per definitie verboden, maar wel aan richtlijnen gebonden. Deze richtlijnen komen neer op de voorwaarde voor videosolliciteren (of ander gebruik van beeldmateriaal van personen) dat kandidaten de volledige vrije keuze moeten hebben om een video (of foto in te sturen) of te laten maken van zichzelf in de werving- en selectieprocedure. Dit betekent dat een sollicitant ook de selectieprocedure moet kunnen doorlopen zonder een video in te sturen en de sollicitant daarbij op geen enkele manier het gevoel mag hebben dat het al dan niet insturen van een video invloed heeft op de uitkomst van de selectieprocedure.

Op mijn vragen over deze van de wet afwijkende richtlijnen licht de Autoriteit Persoonsgegevens toe dat de Autoriteit Persoonsgegevens camerabeelden van een persoon thans, ook om opportuniteitsredenen, niet als bijzondere persoonsgegevens beschouwt als:

  • het doeleinde van de verwerking niet gericht is op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens dan wel op het onderscheid maken op grond van een bijzonder persoonsgegeven,
  • het voor de verantwoordelijke redelijkerwijs niet voorzienbaar is dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op grond van een bijzonder persoonsgegeven, en
  • de verwerking van die bijzondere persoonsgegevens onvermijdelijk is bij die verwerking.

Merel Eilander, woordvoerder Autoriteit Persoonsgegevens, vult ten aanzien van videosollicitaties aan:

“Bij videosollicitaties is het wél voorzienbaar dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op basis van rasgegevens. Videosollicitaties zijn wel toegestaan als iemand er daadwerkelijk vrij voor kan kiezen, bijvoorbeeld als er ook de mogelijkheid is om per brief te solliciteren.”

Kortom: Als werkgever mag je volgens de wet geen video van personen in de selectieprocedure inzetten. Je zal echter geen probleem met de Autoriteit Persoonsgegevens krijgen als de boodschap naar sollicitanten een strekking heeft als deze:

“In de sollicitatieprocedure maken wij graag gebruik van persoonlijke video-opnamen van jou als sollicitant. De keuze staat je volledig vrij hieraan mee te werken. Stuur je geen videosollicitatie in of werk je niet mee aan het video assessment dan zal dat op geen enkele manier van invloed zijn op jouw kans op de baan. Als alternatief voor de video onderdelen in de selectie kun je persoonlijk bij ons op lokatie in gesprek gaan.”

Met die voorwaarden is het de vraag in hoeverre videosolliciteren toegevoegde waarde heeft voor bedrijven, waar de video nu juist als selectiemiddel wordt ingezet. Je kunt videosolliciteren dan eigenlijk alleen als toegevoegde waarde voor de kandidaat bieden waarbij hij de keuze heeft op lokatie te komen of zichzelf de (reis)tijd te besparen door het insturen van een video.

De wetgeving en duidelijke richtlijn van de AP voor de inzet van video in de selectieprocedure is niet bekend bij aanbieders van video recruitment software en hun klanten in Nederland. Zij leven de wet en de richtlijnen niet na. Het Rijk, de organisatie met de grootste voorbeeldfunctie, laat er geen twijfel over bestaan over er sprake is van een vrije keuze voor sollicitanten. Je moet een videosollicitatie doen om kan te maken op het traineeship bij Rijkswaterstaat.

“Heb je interesse in een traineefunctie bij Rijkswaterstaat (RWS)? Dan moet je videosolliciteren om je plek te veroveren.”

In een reactie laat de leverancier van de video software weten dat er volgens Het Rijk geen sprake is van een verbod of enige voorwaarde. Edwin Lindelauf, algemeen directeur van Clooks zegt:

“Ik heb de wetgeving er nog eens op nageslagen en ik kan het er niet uithalen. Sterker nog, ik heb met Het Rijk gebeld, een klant van ons, en zelfs die zegt: ‘het is niet zo’. ‘Het mag gewoon’.”

Walter Hueber, CEO van Cammio brengt ook een interessante klant met voorbeeldfunctie naar voren in zijn reactie op de vraag of hij bekend is met het wettelijk verbod op videosolliciteren:

“Het is zeker niet verboden video te gebruiken in een sollicitatieprocedure. Dit wordt zelfs steeds gebruikelijker. Cammio wordt bijvoorbeeld gebruikt door de EU (European Personel Selection Office) bij de werving voor het Europese Hof van Justitie te Luxemburg. Een video is niet per definitie een bijzonder persoonsgegeven, maar kan wel bijzondere persoonsgegevens bevatten. Er kan dus alleen gebruik worden gemaakt van video met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat (..’)”

De vrijblijvende keuze zonder dwang van de kandidaat wordt voor zover zichtbaar in de werving voor het Europese Hof van Justitie ook niet nageleeefd. Er wordt enkel gesproken over het feit dat je een video assessment ondergaat als onderdeel van de sollicitatieprocedure. Een keuze om dit video assessment niet te ondergaan zonder gevolgen wordt niet geboden.

Hiermee staat de toepassing van video in selectie in een soort van juridische impasse. De wet verbied het. De handhaver staat het toe onder voorwaarden. De overheid en stakeholder in de wetgeving voldoen niet aan deze voorwaarden. En de rest van videosolliciterend Nederland volgt deze voorbeelden.

De vraag is dan of je als organisatie wel geroepen voelt wel de wet of de voorwaarden van de handhaver te volgen. Zolang er niemand een probleem van maakt zal het geen probleem zijn.
Met de toenemende zorg, wetgeving en handhaving acht ik de kans groot dat die problemen wel gaan ontstaan. En wellicht dat deze de toegedichte glorieuze toekomst van videosolliciteren nog wel eens in de weg kunnen staan.