Videosolliciteren bij wet verboden

Videosolliciteren is in de wet bescherming persoonsgegevens verboden.Deze verrassende bevinding wordt bevestigd door een jurist, de handhaver van de wet, de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen CBP) en de rechtspraak. Organisaties, waaronder Het Rijk, houden zich met hun video in het selectieproces niet aan de wet en de voorwaarden die gesteld worden aan videosolliciteren.

De Wet Bescherming Persoonsgegevens verbiedt de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Tot bijzondere persoonsgegevens worden raskenmerken van een persoon gerekend. Raskenmerken van een persoon zijn per definitie zichtbaar op beeldmateriaal van personen. Daaruit volgt dat de verwerking van foto’s en video’s bij wet verboden zijn.

Er zijn uitzonderingen op het verbod. Je mag wel raskenmerken verwerken wanneer dit bij wet verplicht is of positieve discriminatie of identificatie als doel heeft.

Deze doelen zijn (meestal) niet van toepassing op videosolliciteren en daarmee blijft videosolliciteren bij wet verboden.

Deze uitleg van de wet in het kader van video sollicitaties wordt bevestigd door ICT Jurist Arnoud Engelfriet:

“Video- en fotobeelden van mensen zijn inderdaad bijzondere persoonsgegevens. Die mag je alleen verwerken met aparte toestemming of als het echt strikt noodzakelijk is voor een in de wet genoemde situatie. Bij een sollicitatie geldt dat zelden.”

De Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen CBP) is ook duidelijk over het verbod. In de CBP richtsnoeren met betrekking tot het ‘kopietje paspoort’ wordt de verwerking van het persoonsgegeven ras ook als belangrijkste reden gegeven voor een verbod op de verwerking van een foto (en dus ook video van een persoon):

“Bij een verzoek om legitimatie en eventueel een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto. Daarom mag een pasfoto niet zomaar worden gekopieerd. De Wbp bevat een (limitatief) aantal uitzonderingen op het verbod op het gebruik van deze gegevens, waaronder het gebruik van een pasfoto als dat voor de identificatie van een persoon onvermijdelijk is. Als voorbeeld dient het gebruik van een pasfoto op een toegangspas van een groot concern. In overige gevallen is het gebruik verboden.”

De soep wordt echter niet zo heet gegeten door de handhaver van de wet. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft op basis van andere uitgangspunten dan de wet.

In de handhaving door de Autoriteit Persoonsgegevens is gebruik van camerabeelden van personen niet per definitie verboden, maar wel aan richtlijnen gebonden. Deze richtlijnen komen neer op de voorwaarde voor videosolliciteren (of ander gebruik van beeldmateriaal van personen) dat kandidaten de volledige vrije keuze moeten hebben om een video (of foto in te sturen) of te laten maken van zichzelf in de werving- en selectieprocedure. Dit betekent dat een sollicitant ook de selectieprocedure moet kunnen doorlopen zonder een video in te sturen en de sollicitant daarbij op geen enkele manier het gevoel mag hebben dat het al dan niet insturen van een video invloed heeft op de uitkomst van de selectieprocedure.

Op mijn vragen over deze van de wet afwijkende richtlijnen licht de Autoriteit Persoonsgegevens toe dat de Autoriteit Persoonsgegevens camerabeelden van een persoon thans, ook om opportuniteitsredenen, niet als bijzondere persoonsgegevens beschouwt als:

  • het doeleinde van de verwerking niet gericht is op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens dan wel op het onderscheid maken op grond van een bijzonder persoonsgegeven,
  • het voor de verantwoordelijke redelijkerwijs niet voorzienbaar is dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op grond van een bijzonder persoonsgegeven, en
  • de verwerking van die bijzondere persoonsgegevens onvermijdelijk is bij die verwerking.

Merel Eilander, woordvoerder Autoriteit Persoonsgegevens, vult ten aanzien van videosollicitaties aan:

“Bij videosollicitaties is het wél voorzienbaar dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op basis van rasgegevens. Videosollicitaties zijn wel toegestaan als iemand er daadwerkelijk vrij voor kan kiezen, bijvoorbeeld als er ook de mogelijkheid is om per brief te solliciteren.”

Kortom: Als werkgever mag je volgens de wet geen video van personen in de selectieprocedure inzetten. Je zal echter geen probleem met de Autoriteit Persoonsgegevens krijgen als de boodschap naar sollicitanten een strekking heeft als deze:

“In de sollicitatieprocedure maken wij graag gebruik van persoonlijke video-opnamen van jou als sollicitant. De keuze staat je volledig vrij hieraan mee te werken. Stuur je geen videosollicitatie in of werk je niet mee aan het video assessment dan zal dat op geen enkele manier van invloed zijn op jouw kans op de baan. Als alternatief voor de video onderdelen in de selectie kun je persoonlijk bij ons op lokatie in gesprek gaan.”

Met die voorwaarden is het de vraag in hoeverre videosolliciteren toegevoegde waarde heeft voor bedrijven, waar de video nu juist als selectiemiddel wordt ingezet. Je kunt videosolliciteren dan eigenlijk alleen als toegevoegde waarde voor de kandidaat bieden waarbij hij de keuze heeft op lokatie te komen of zichzelf de (reis)tijd te besparen door het insturen van een video.

De wetgeving en duidelijke richtlijn van de AP voor de inzet van video in de selectieprocedure is niet bekend bij aanbieders van video recruitment software en hun klanten in Nederland. Zij leven de wet en de richtlijnen niet na. Het Rijk, de organisatie met de grootste voorbeeldfunctie, laat er geen twijfel over bestaan over er sprake is van een vrije keuze voor sollicitanten. Je moet een videosollicitatie doen om kan te maken op het traineeship bij Rijkswaterstaat.

“Heb je interesse in een traineefunctie bij Rijkswaterstaat (RWS)? Dan moet je videosolliciteren om je plek te veroveren.”

In een reactie laat de leverancier van de video software weten dat er volgens Het Rijk geen sprake is van een verbod of enige voorwaarde. Edwin Lindelauf, algemeen directeur van Clooks zegt:

“Ik heb de wetgeving er nog eens op nageslagen en ik kan het er niet uithalen. Sterker nog, ik heb met Het Rijk gebeld, een klant van ons, en zelfs die zegt: ‘het is niet zo’. ‘Het mag gewoon’.”

Walter Hueber, CEO van Cammio brengt ook een interessante klant met voorbeeldfunctie naar voren in zijn reactie op de vraag of hij bekend is met het wettelijk verbod op videosolliciteren:

“Het is zeker niet verboden video te gebruiken in een sollicitatieprocedure. Dit wordt zelfs steeds gebruikelijker. Cammio wordt bijvoorbeeld gebruikt door de EU (European Personel Selection Office) bij de werving voor het Europese Hof van Justitie te Luxemburg. Een video is niet per definitie een bijzonder persoonsgegeven, maar kan wel bijzondere persoonsgegevens bevatten. Er kan dus alleen gebruik worden gemaakt van video met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat (..’)”

De vrijblijvende keuze zonder dwang van de kandidaat wordt voor zover zichtbaar in de werving voor het Europese Hof van Justitie ook niet nageleeefd. Er wordt enkel gesproken over het feit dat je een video assessment ondergaat als onderdeel van de sollicitatieprocedure. Een keuze om dit video assessment niet te ondergaan zonder gevolgen wordt niet geboden.

Hiermee staat de toepassing van video in selectie in een soort van juridische impasse. De wet verbied het. De handhaver staat het toe onder voorwaarden. De overheid en stakeholder in de wetgeving voldoen niet aan deze voorwaarden. En de rest van videosolliciterend Nederland volgt deze voorbeelden.

De vraag is dan of je als organisatie wel geroepen voelt wel de wet of de voorwaarden van de handhaver te volgen. Zolang er niemand een probleem van maakt zal het geen probleem zijn.
Met de toenemende zorg, wetgeving en handhaving acht ik de kans groot dat die problemen wel gaan ontstaan. En wellicht dat deze de toegedichte glorieuze toekomst van videosolliciteren nog wel eens in de weg kunnen staan.

5 gedachten over “Videosolliciteren bij wet verboden”

  1. Beste Michiel, ook al denk ik dat het zeer belangrijk is dat dit onderwerp voldoende aandacht krijgt, ga je naar mijn mening te ongenuanceerd met dit thema om. Het tegenovergestelde is namelijk waar: “Videosolliciteren is niet per definitie bij wet verboden”. Belangrijk is dat het doel niet is om bijzondere persoonskenmerken te verzamelen (en er duidelijk wordt gemaakt waar dan wel op wordt geselecteerd) en video recruitment als een duidelijke selectiestap wordt ingezet met instemming van de kandidaat. Het hangt er natuurlijk ook vanaf in welk deel van de procedure video interviews worden gebruikt (optioneel in het formulier of ter vervanging van een eerste – telefonisch – interview). Als recruiter dus altijd goed om je inhoudelijk te laten adviseren en verder te kijken dan de kop van deze blog. Bedankt in ieder geval voor het aankaarten van het onderwerp Michiel!

  2. Hi Walter,

    Onder de kop staat nog een flinke genuanceerde tekst inclusief toelichting wet en uitgangspunt AP. Zeker verder lezen dan de kop dus. Helemaal eens!

    De fase in de selectieprocedure wordt nergens als criterium genoemd of gehanteerd. Waar baseer je dat op?

  3. Beste Michiel,

    Een ‘traditionele’ sollicitatieprocedure bestaat vaak uit meerdere selectiestappen van het invullen van een formulier op de werkenbij site en een telefonisch interview tot een interview op lokatie of een e-assessment. Bij vrijwel al deze stappen in het selectieproces kan video worden ingezet en wordt video vaak ook al ingezet. Ter vervanging van een eerste interview op lokatie, een telefonisch interview of een assessment bijvoorbeeld. De keuze van een passend ‘video format’ (video pitch, video assessment of live interview) en een duidelijke ‘overeenstemming’ tussen kandidaat en werkgever m.b.t. de criteria waarop wordt beoordeeld in deze fase is daarbij van belang. Zo wordt de inzet van video zowel functioneel als juridisch ‘fit-for-purpose’.

    1. Voor de wet maakt dus niets uit. Daarin maakt de aard van een persoonsgegeven het een bijzonder persoonsgegeven (of niet) onafhankelijk van het doel.
      Op de richtlijn van Autoriteit Persoonsgegevens sluit je wel aan met ‘overeenstemming’ zolang dit ondubbelzinnige toestemming betreft en de kandidaat dus de volledige vrije keuze heeft niet aan de video-onderdelen mee te werken. Dat blijkt in de voorbeelden niet het geval. En je kunt je afvragen of dit uberhaupt mogelijk is in een selectieprocedure.

  4. Ondanks je ongetwijfeld goed-bedoelde ‘juridisch’ advies, hebben onze opdrachtgevers zoals de EU en het Europese Hof van Justitie (zoals reeds benoemd in je artikel), zich gelukkig goed laten adviseren en zelf ook de nodige juridische kennis. Zij zetten al enige tijd succesvol video recruitment in binnen hun selectieprocedure. Als recruiter dus goed om je inhoudelijk te laten adviseren en verder te kijken dan de kop van deze blog. Ik hoop dat het aanvullende commentaar wat nuance en duidelijkheid heeft kunnen toevoegen. Verder wil ik deze discussie graag even laten voor wat het is. Nogmaals dank voor het aankaarten van het onderwerp.

Reacties zijn gesloten.