E-mailadres afzender bevestiging sollicitatie niet belangrijk
De laatste tijd laait een aloude discussie weer op: het belang van het e-mailadres van de afzender van de de bevestigingsmail naar aanleiding van een sollicitatie. Er wordt (of werd in ieder geval) geroepen dat sommige ATS’en als groot minpunt hebben dat zij de domeinnaam van de ATS leverancier in de e-mail gebruiken in plaats van het bedrijf waar gesolliciteerd wordt. En bedrijven zien dat soms als een van de belangrijkste zaken in de keuze van een ATS. Dat is volgens mij een onjuiste aanname die leidt tot verkeerde keuzes.
Wat is er aan de hand?
Solliciteer ik via Netwerven op een vacature dan krijg ik een bevestigingsadres van bijvoorbeeld michel-netwerven@connexys.nl. Volgens verschillende mensen zou dit niet goed zijn. Deze zou van michel@netwerven.nl moeten komen om een betere ervaring aan de sollicitant te bieden.
Het advies over het mailadres wordt zo sterk aangenomen dat bedrijven hier sterk op gaan leunen en zelfs als beslispunt nemen in de keuze van het ATS. Maar is dat nou terecht?
Afzender is meestal niet het e-mailadres
De afzender van een e-mail is inderdaad van belang. dit blijkt uit diverse onderzoeken: een duidelijke afzender zorgt voor eerder lezen van de mail. Maar is het mailadres de afzender? Nee, in mijn ogen niet.
In de inbox ziet de e-mailgebruiker in de meeste gevallen geen e-mailadres. De afzender is de “weergegeven naam”. In onderstaande zal een duidelijke afzender (een duidelijke naam “Michel Rijnders”, “Twitter”) betrouwbaarder zijn en meer opvallen dan een onduidelijke naam (bijvoorbeeld “info”).
Zelfs als ik de mail open zie ik (in Gmail en volgens mij ook weer de meeste mailprogramma’s) alleen de “weergegeven naam” en niet het mailadres:
Om het mailadres van de afzender te zien moet ik al argwanend of onderzoekend zijn. Deze krijg ik namelijk pas te zien na het aanklikken van “show details”.
Naar mijn mening zullen er weinig mensen op zoek gaan naar het e-mailadres. En dan nog is het de vraag in hoeverre een e-mailadres dat niet van het bedrijf zelf is mij, nadat ik al gesolliciteerd heb, een slechte ervaring zal bezorgen.
Natuurlijk is je eigen e-mailadres in de bevestigingsmail netter, maar het belang zal niet ontzettend groot zijn in het geheel. Zeker niet groot genoeg om een beslissingsmoment te zijn in de keuze van een ATS die op veel meer belangrijke onderdelen verschillen. De afzender, de weergegeven naam, is van groter belang en volgens mij in elk ATS aan te passen. Ik zou bedrijven adviseren dus niet te zwaar te hangen op het e-mailadres van de afzender.
Oplossing is kans op SPAM?
Als je als bedrijf wel het eigen e-mailadres gebruikt dan schijnt dit met verschillende oplossingen voor problemen te kunnen zorgen. De oplossing zit vaak in het maskeren van het e-mailadres van de afzender (er wordt een ander e-mailadres weergegeven). Het ATS zegt dan dat de mail komt van michel@netwerven.nl terwijl deze verstuurd wordt vanaf michel@ats-leverancier.nl. Het probleem dat hierbij echter schijnt te ontstaan is dat dit beveiligingswaarschuwingen geeft en soms direct in de spambox terecht komt. Een eigen mailadres in de bevestigingsmail zou dan meer kwaad doen dan goed.
Bij ATS leveranciers ben ik dit zelf nog niet direct tegengekomen, maar bij andere gemaskeerde e-mailadressen gebeurt dat dagelijks. Heeft iemand hier ervaring mee?
Gerelateerde artikelen:
- Stepstone introduceert betalen per klik en per sollicitatie Gisteren stuurde vacaturesite StepStone een e-mail uit naar haar klanten...
- Ambitious People: voorbeeld van hoe niet te werven via CV databases Ambitious People laat zien hoe je niet de CV database...
- Reed Business wint award voor beste digitale sollicitatie-ervaring 2007 Utrecht, 12 maart 2008 – Reed Business heeft gisteren op...
- W&S bureaus snappen het wéér niet Na eerder hier al een stuk geschreven te hebben over...
- Prioriteiten?! Personeel niet belangrijk meer voor CEO’s in België en Luxemburg. Ongeveer 2 weken terug ben ik door Bas gevraagd om...
Tja, je kan er veel over zeggen en inderdaad, de naam is meestal wat je ziet. Lang niet altijd overigens, want zeker bij connexys komt het vaak voor dat men dit niet instelt, blijkt uit mijn ervaring bij Digitaal-Werven. En ik snap dat je connexys moet verdedigen omdat jullie er zo’n nauwe banden mee hebben, want dit is de enige die dit probleem heeft. Want eigenlijk toch wel het toppunt van ammateurisme is. Anders kan ik het niet noemen.
De oplossing is ook makkelijk, die geef je al aan. Die spamfilters vallen daarop reuze mee, als je dat goed instelt vanuit je ATS.
Is het een drama zaak? Nee
Is het dom en gewoon amateuristisch en makkelijk op te lossen? Ja, dat laten alle andere ATS’en zien.
Bas, scheid inhoud nou eens van eigen aannames / gevoel. Ik verdedig Connexys niet en al helemaal niet om “nauwe banden”. Dit is objectief geschreven gericht op de vraag in hoeverre het e-mailadres van belang is.
“Die spamfilters vallen daarop reuze mee”, betekent dus dat jouw ervaring is dat dit wel eens gebeurt?
Logisch redenerend is het inderdaad niet belangrijk wat het “technische” afzender e-mail adres is. Toch heb ik begrip voor recruiters dat zij hier over twijfelen of dit wel goed overkomt (we gingen toch “branden”?). En waarom niet het zekere voor het onzekere opnemen ook omdat het technisch heel simpel oplosbaar is.
@Michel: sorry, maar het is zo mogelijk het meest trieste stuk dat je ooit geschreven hebt en niet toevallig van één van jullie close relaties. Het is geen vraag, het is een statement dat het niet van belang is. Het feit dat er ook maar één partij is die het doet geeft aan dat dit dus onnodig is.
Dus als je wilt dat ik geen aannames maak, stop dan met statements te maken die toevallig je partners verdedigen en stel de vraag open.
Is er een minimale mogelijkheid dat ze in spamfilters blijven hangen? Ja. Mijn thunderbird vind alle mail van Linkedin ook nog steeds scam, net als trouwens die van heel veel partijen. Heb ik al ooit een reactie niet ontvangen, ondanks mijn redelijk streng ingestelde spamfilters? Niet dat ik weet (ik check de filters ook, maar er is natuurlijk een 0,1% kans dat ik ergens overheen lees).
Bas, ik maak vaker statements en laat mij naar mijn mening in mijn beoordeling of mening online niet beinvloeden op basis van relatie of klant zijn. Maar goed, daar zul jij het met je ultieme wijsheid nooit mee eens zijn. Ik mis die ultieme wijsheid en weet dan ook oprecht niet dat connexys het enige ATS is wat dit heeft. Ik ga dit soort dingen niet meer aan je proberen uit te leggen. Je bent volgens mij de enige aan wie ik het uitleg. Argumenteer op inhoud van wat ik zeg. Punt.
@Michel: Ik argumenteer op de inhoud. En je stelt gewoon de verkeerde vraag.
Is er een reden waarom je het niet zou willen: ja, je geeft zelf al aan dat er een mogelijkheid is dat het een negatief gevolg heeft.
Is er een reden waarom je het wel zou doen? Nee, die is er niet.
Dus is er een reden waarom je deze post zou schrijven, zou nadenken over de kans, de afzender, etc? Nee. Want er is geen reden dat je het zou accepteren, er zijn wel redenen dat je het niet zou willen, dus het is gewoon een onzinnige vraag. Punt.
@Bas Ik zie een glorieuze toekomst als gedachtenlezer voor je. Je weet elke keer beter wat mensen hun redenen zijn dan mensen zelf. Ik ben niet snel beledigd maar de laatste tijd presteer je het onbewust of bewust om mij oprecht te beledigen met duidelijk door een door iets gedreven boosheid over mij of mijn werkgever. Dit keer door indirect te stellen dat ik lieg. Daar pas ik voor. Het standaard laatste woord s.v.p via een andere weg dan hier de discussie vervuilend.
@Anderen die hier vragen of opmerkingen over hebben zijn natuurlijk welkom. Het is niet het onderwerp dat ik uit de weg ga :-)
@Bas
Michel heeft dit op eigen initiatief geschreven, daar heb ik vooraf geen kennis van gehad. Volgens mij heeft Michel vooral willen aantonen dat het gezeur over technische emails een non-issue is.
Ik heb mijn eigen e-mailbox eens even kritisch bekeken en kom op de volgende merken en hun technische afzender:
KLM -> http://amadeus.net (boekingsbevestiging)
Aldi -> http://news.vva.de (aanbiedingen)
UPC -> http://ocrps.nl (mijn maandelijkse factuur)
Nokia -> http://nfusion.com (bevestiging registratie)
AirFrance -> http://edt04.net (aanbiedingen)
Makro -> http://emsecure.net (folder)
En zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan.
Toch niet echt “amateurs” of “trieste” bedrijven. Zij hebben zo hun redenen om een technische afzender te gebruiken en het blijft ook niet hangen in mijn spambox. En ik weet zeker dat ik niet de enige ben. Kijk maar in je eigen mailbox.
Nu had Michel ook zijn punt kunnen maken met een voorbeeld van KLM, UPC, AirFrance of Makro. Maar dit is een recruitmentblog. En aangezien Michel dagelijks met zijn “voetjes in de recruitmentklei” staat als project manager bij Netwerven kan hij een punt maken op basis van praktijkervaring. Dat wij toevallig ook Connexys gebruiken is dan nog geen reden om het er niet over te hebben, ook omdat ik er tot 2004 heb gewerkt.
Je insinuatie dat dit ruikt naar “connecties” is dus niet terecht.
@Michel: waar stel ik dat je liegt? Dat heb ik juist expliciet niet gedaan. Dat zou ik doen als ik zei dat ik niet geloofde dat je niet weet dat Connexys de enige is met deze fout. Als jij zegt dat je dat niet weet geloof ik je daarop. Dat ik dat vreemd vind in jouw positie heb je gelijk in, maar het verbaasd me niet.
Dat ik het gevoel heb dat je je edge begint te verliezen heb je gelijk in. En voor mij komt het steeds vaker over als iets wat gerelateerd is aan je werkgever. En dat vind ik jammer. Je kan het beledigend zien (zo is het niet bedoeld), je kan het ook als wake-up call ervaren om eens wat breder te kijken (dat zou ik hopen dat je wel zou doen).
In dit specifieke geval verbaasd het me. Dat waar je recent IG van beschuldigde (verkeerde vragen stellen) doe je nu zelf.
Dus ik zal je opnieuw dezelfde vraag (die je volgens mij al beantwoord hebt stellen): is er een reden dat je een ander e-mail adres dan je eigen zou willen hebben? Ik kan me er geen bedenken. Maar als je er één hebt hoor ik het graag. Anders is er dus wel een reden dat je het niet zou willen (die geef je zelf al) en is alle discussie of het acceptabel is dus overbodig, toch?
@Leon: mooie riedel bedrijven, en welke daarvan beschouw je als professioneel, klantvriendelijk, goed? Ik geen één. Allemaal groot, log, onpersoonlijk, niet klantvriendelijk. Je had mijn punt niet beter kunnen maken…
Ik kijk in mail mailbox, geen enkele nieuwsbrief op één na, die komt netjes van de organisatie zelf (poppodium). Voor de rest gebruik ik e-mail enkel voor persoonlijk contact en dat is ook het grote verschil. Dit zijn standaard nieuwsbrieven, je reply via een ATS behoort een persoonlijk contact te zijn of op zijn minst te insinueren. Groot verschil waarom je daar geen algemeen mail adres voor wilt gebruiken.
Bas, er is geen reden om een ander e-mailadres te willen dan je eigen e-mailadres. En er is voor mij geen reden om zo sterk voor het eigen e-mailadres te gaan dat de keuze van het ATS daar sterk op gebaseerd wordt. Dat is wat ik weergeef in dit artikel.
Je trekt mijn redenen waar ik sterk achter sta in twijfel, insinueert dat ik motieven ten gunste van Connexys heb met dit artikel. Daar kunnen we lang over discussieren: ik zeg dat dat niet zo is, jij meent te weten dat het wel zo is. Dat betekent dat je zegt dat ik niet de waarheid spreek. In mijn woordenboek is dat liegen.
Wat betreft je mening over mij, mijn positie, je gevoelens en alles wat niet inhoudelijk is en verwijtend: ik ben er (nogmaals) klaar mee. Je gaat je strijd (welke dat ook is) maar voeren, maar ik reageer niet meer op je insinuaties en beledigingen. En verzoek je nogmaals vriendelijk discussie tot inhoud te beperken.
Nergens lees ik dat je praat over keuze voor ats. Je maakt het algemeen. En wat ik zeg is dat het dom is van connexys en een goede developer een dag kost het op te lossen. Dus als potentiele klant zou ik dat idd eisen.
En blijkbaar kan ik niets zeggen dat je niet toch verkeerd oppakt of je zelfs aan het denken zet. Dat vind ik jammer en siert je niet. Ik heb teveel respect voor je om daar ruzie over te maken. Dus ik zal niet meer reageren op hrlog of twitter en hoop dat je blogs dan weer vanzelf hun oude niveau bereiken.
Het aangeven van de afzender in het SMTP protocol is erg eenvoudig. In een SMTP-sessie geeft een mail transfer agent (MTA) dit aan met het commando MAIL FROM: . Een MTA van een ATS-leverancier kan dus voor individuele klanten het domain gedeelte personaliseren. Een mail wordt dan verstuurd vanaf een MTA in het ats-leverancier.domein domein en in de mail zelf staat dat hij afkomstig is van een gebruiker uit het ats-leverancier-klant.domein domein.
Dit kan problemen opleveren aangezien een MTA die mail ontvangt van de MTA van de ATS-leverancier deze MTA kan bestempelen als verstuurder van spam, of een open relay. De MTA van de ATS-leverancier verstuurd namelijk mail voor het ats-leverancier-klant.domein domein, terwijl er geen MX records te vinden zijn die de MTA in het ats-leverancier.domein domein linken aan het domein waar hij mail voor verstuurd. Dit kan er voor zorgen dat de MTA van de ATS-leverancier op een block lists als die van Spamhaus komt te staan, waardoor het versturen van mails haast niet meer mogelijk wordt.
Leveranciers die in grote hoeveelheden mail versturen voor individuele klanten, zullen daarom niet snel kiezen op het domein gedeelte te personaliseren. De kans dat mail als spam wordt aangemerkt door een anti-spam systeem die hem geautomatiseerd op een block list plaatst is te groot.
Voor een ATS-leverancier lijkt mij de mogelijkheid om het Reply-To veld aan te passen voor individuele klanten een veiligere optie.
Hallo Guido,
Dank voor de uitgebreide technische uitleg en je advies!
Heren,
Ik zal het even technisch uitleggen. De reden waarom Makro etc. e-mail versturen vanaf emsecure.net is omdat het bulk-mail is. Daar heb je ook goede van overigens (@bas) en de makro folder is er daar één van. Die krijg je omdat je erom vraagt :) Emsecure is de provider die het versturen van de bulkmail verzorgt. Nu de “connexys-case”. Connexys is voornamelijk gericht op het automatiseren van recruitment afdelingen van liefst zo groot mogelijke corporates. Eén van de problemen in het omgaan met zulke bedrijven is vaak de ICT-afdeling. Om e-mail te kunnen versturen namens dat bedrijf, met als afzend adres een adres van dat bedrijf, moet ingegrepen worden in de DNS van het oorspronkelijke domein van die klant. De meest urgente reden heet SPF (Sender Policy Framework). Sinds ongeveer twee jaar, gaat op zo’n beetje elke spamfilter van een zichzelf respecterend bedrijf een belletje rinkelen als een e-mail wordt ontvangen die niet aan SPF voldoet. Om hieraan te voldoen, moet in de DNS records van het hostdomein (dat van de grote corporate) een soort “authentificatie” worden ingesteld. Die zegt vanaf welke servers de e-mail van dat domein zou mogen komen om als “echt” te worden aangemerkt. Connexys is een SaaS. En ze hebben niet echt de behoefte om het recruitment proces van haar klant zodanig ingrijpend te veranderen dat ze ook het beheer over dienst domeinen wil hebben. M.a.w. Connexys is niet erg “webgericht”. Ze maken geen of nauwelijke goede recruitment websites. Het probleem daarmee (en je ziet dus dat hun oplossing er ook niet op is ingericht vanwege mede dat e-mail adres) is, dat het vaak ook ingewikkeld is om de ICT afdeling van de grote, logge klant zover te krijgen dat deze in de DNS van het domein ook willen aangeven dat er namens dit bedrijf e-mail mag worden gestuurd door Connexys. Ik begrijp volkomen dat Connexys denkt: geef mijn portie maar aan fikkie, want dat wordt een heleboel heen-en-weer gepraat voor ik uberhaupt bij die ICT gast terecht ben. Vervolgens vragen ze hem dan iets wat het bedrijf maar eng vindt. Namelijk dat een “vreemde server” namens dit bedrijf e-mail mag gaan versturen. De DNS van zo’n klant moet dan namelijk tegen de wereld gaan zeggen dat Connexys “een vertrouwde partij” is. Met de risico’s van dien, namelijk dat er eens iets ms gaat bij Connexys en ze dan opeens uit naam van dat bedrijf allerlei mailtjes zouden kunnen gaan versturen. Daar wil dat bedrijf liever niet aan. Dat zegt niets over Connexys natuurlijk, maar meer over die bedrijven.
Affijn, hopelijk duidelijk. Natuurlijk kan het anders. Je kan een “werkenbij” website ontwikkelen voor je klant. En de e-mail vanaf dát domein laten komen. Of je kan gewoon tóch proberen om je klant te overtuigen dat het beter is voor zijn merk om zijn e-mail niet overduidelijk van jouw platform afkomstig te laten zijn. Het zegt in ieder geval dat Connexys niet echt de focus heeft op online marketing. En dat branding nog een beetje een moeilijk woord voor ze is. Ik vind dat het wel degelijk lullig staat, en dat het niet te vergelijken is met openlijke bulkmail die je van de Makro etc. ontvangt. Overigens heeft Marc Drees een hele serie gemaakt (erg vermakelijk) over deze autoresponse e-mails. En daaruit blijkt dat deze e-mails aan nog veel méér ongeschreven regels voor goede kandidaat-interactie niet voldoen. Dit is er slechts één onderdeel van. Connexys legt zich gewoon toe op het maken van degelijke corporate ATS’s. Net als in het buitenland bijvoorbeeld Brassring. En daar is het volgens mij niet anders gesteld met de e-mails. Dat maakt het niet goed. Dat maakt het een typisch corporate ATS. Zoals een kat geen hond is, maar ze wel allebei beesten zijn zeg maar :)
@Simon Ook dank voor het duidelijke verhaal.
De opmerking over corporate ATS is terzijde wel interessant: Een ATS is natuurlijk ook een corporate systeem achter de schermen. Er zijn volgens mij wel enkele leveranciers die ook recruitmentsites ontwikkelen, maar in de meeste gevallen wordt dat door andere partijen gedaan. Dit is volgens mij ook het enige technische gedeelte waar de auto-response e-mails niet aan de ongeschreven regels voldoen. De andere fouten die vaak tegenkomt zijn van inhoudelijke aard. Daarin is het interessant of een leverancier dat als zijn/haar taak ziet om klanten daarin te adviseren en of dat ook goed gebeurt.
@Simon
Dank voor de waardevolle toevoeging aan de discussie. Je slaat de spijker op zijn kop. Het is de keuze van de klant en daar wil ook nog wel eens wat tegenwerking komen. De oplossing om dan een werkenbij domein te registreren zou kunnen, maar heeft weer wel (op korte termijn zeker) effect op je organische zoekmachine vindbaarheid. En dan komen we vanzelf bij de vraag waar het allemaal mee begon: Wat is nu precies het afbreukrisico in het sollicitatieproces en weegt dat dan vervolgens op tegen een lagere vindbaarheid? Er wordt tot nu toe vooral uit de heup geschoten en ik ben dan ook blij met jouw toevoeging en die van Guido.
Er worden namelijk nogal negatief geladen termen gebruikt over technische emails, maar die komen vanuit buikgevoel. Ik heb nog geen bewijs gezien dat het ook echt negatief werkt. Als je werkelijk denkt dat het ten koste zou gaan van het employer brand of je sollicitatie-ervaring en daarom kiest voor een werkenbij-domein of gemaskeerde e-mails, ben je misschien nog wel veel verder van huis. Ik zou die keuze zelf nooit maken in ieder geval. Wij gebruiken zelf ook een technisch mailadres en we hebben na enkele tienduizenden inschrijvingen nog nooit er ook maar 1 vraag/klacht over gehad. Het boeit de sollicitant kennelijk niet. De kandidaat verwacht een reactie en krijgt die een seconde later ook. Hij gaat dan vervolgens niet kijken wat precies het technische domein van de e-mail is.
Zo had ik bijvoorbeeld ook niet gezien dat mijn boekingsbevestiging van KLM via Amadeus.net werd verstuurd. Ik zag namelijk in de “visuele” e-mail voldoende kenmerken die mij als bekend voorkwamen. Mijn naam, boekingsgegevens, bedrag, etc. Als een werkgever hetzelfde doet met een bevestiging van sollicitatie op een vacature, datum en tijdstip, betrokken recruiter en nog wat links, is de informatiebehoefte van de sollicitant voldoende afgedekt. Ik ben het met Michel eens dat het vooral een verantwoordelijkheid van de werkgever zelf is, en niet van het ATS. Dat de ATS leverancier de klant hierover moet informeren /adviseren lijkt me logisch. Maar uiteindelijk is het de klant die de keuze maakt voor de inrichting van de tool. En als de ATS leverancier het niet doet, wil ik het wel doen :-).
Wat ik nog wel interessant vond aan het commentaar van Guido, was de opmerking over het “reply-to” veld. Dat zou best eens kunnen werken en totaal eenvoudig kunnen zijn. Wat er dan volgens mij gebeurt in de meeste e-mail clients, is dat het adres wordt getoond waar men de reactie naartoe wil hebben. Nu wil Connexys natuurlijk een antwoord op deze automatische bevestigingen, maar als men dat nu doet komt er ook een bounce. Dus mogelijk is het voor het gezicht netter om daar dan een adres bij de klant in te vullen.