Identiteitscontrole: een ’must’ voor bedrijven

Identiteitscontrole is een ‘must’ voor bedrijven. Vanuit de wet en voor het bedrijfsbelang. Onvolledige controle kan leiden tot hoge kosten door boetes en fraude.

In de wet is het uitvoeren van identiteitscontroles door bedrijven vastgelegd. Voor elk bedrijf geldt dat het de identiteit van (nieuw) personeel en uitzendkrachten dient vast te stellen en te controleren. Daarnaast geldt bijvoorbeeld de Wet Identificatie bij Dienstverlening en de Identificatieplicht in de Zorg. De identiteit van elke klant/cliënt, in bijvoorbeeld ziekenhuizen, dient vastgesteld en gecontroleerd te worden.

Naast de wettelijke regelingen zijn er diverse redenen voor bedrijven om intern beleid te hanteren waarin identiteitscontrole is vastgelegd. Men kan bijvoorbeeld genoodzaakt zijn extra aandacht te besteden aan de identiteitscontrole van onder andere klanten, bezoekers (vanuit beveiligingsoverwegingen), (tijdelijk) personeel (in kritieke functies), etc. Sommige bedrijven controleren de identiteit van iedereen die het bedrijf betreedt of dienen de identiteit te controleren van alle klanten omdat de kans op fraude of diefstal hoog is. Denk bijvoorbeeld aan verhuurbedrijven en telecomwinkels.

Identiteitscontrole is voor bedrijven dus een must. Vanuit de wet- en regelgeving alsmede het bedrijfsbelang.

Naast de strengere eisen aan het uitvoeren van identiteitscontrole, wordt de controle ook steeds lastiger door de veelheid aan identiteitsdocumenten en de vernieuwing (van veiligheidskenmerken) van identiteitsdocumenten. Het aanbod van (vreemde) identiteitsdocumenten neemt toe met de openstelling van de grenzen voor werknemers uit de “nieuwe” EU landen. Ook zijn er steeds meer nieuwe documenten in omloop vanwege de innovatie op het gebied van zowel identiteitsdocumenten zelf als de vervalsingen.

Identiteitscontrole is in veel gevallen verplicht en het voorkomt schade (financieel, maatschappelijk en/of aan het imago).

Veel bedrijven voeren op basis van ervaring een identiteitscontrole uit. De betreffende medewerkers hebben soms intern ‘geleerd’ waar zij op moeten letten. Met de toename van het aantal verschillende (vreemde) documenten, veiligheidskenmerken én vervalsingen is het echter steeds meer de vraag of zij wel echt weten hoe goede controle plaats dient te vinden en vooral ook of hun kennis wel up-to-date is. Wordt er training en voorlichting gegeven? Wordt informatie goed up-to-date gehouden? Zijn de ondersteunende middelen toereikend?

Voor veel bedrijven is het überhaupt de vraag wat een goede identiteitscontrole is, omdat de overheid hiervoor geen richtlijnen geeft.

Om het risico op fraude te verminderen, te voldoen aan wettelijke verplichtingen, veiligheid te vergroten en diverse andere redenen is het voor bedrijven noodzaak de identiteitscontrole te borgen. Door de hogere boetes (8.000 euro per illegale werknemer en naheffingen) en verscherpte overheidscontrole verscherpen bedrijven de identiteitscontrole ook steeds meer. Dat deze inspanningen niet altijd goed uitwerken blijkt wel uit het feit dat er nog voor zo’n 13 miljoen euro aan boetes uitgedeeld werd uitgedeeld in verband met illegale arbeid in 2005. De totale schade door identiteitsfraude in Nederland bedraagt 3 miljard euro per jaar en zo’n 40.000 euro per identiteitsbewijs dat niet geldig is.

Om de identiteitscontrole te borgen zoeken bedrijven kwalitatief betere middelen die een juiste verificatie van identiteitsdocumenten zeker stelt en tijd- en kostenbesparend is.

Keesing Documentscan: totaaloplossing voor identiteitscontrole
Keesing Documentscan (van Keesing Reference Systems) is een gebruikersvriendelijke en betrouwbare oplossing voor alle organisaties die regelmatig identiteitsbewijzen controleren. Bijvoorbeeld als u te maken heeft met uitzendkrachten, bezoekers, (tijdelijke) medewerkers, klanten, patiënten, reizigers of huurders. Met Keesing Documentscan kunt u online op eenvoudige wijze identiteitsdocumenten controleren en opslaan.

Een gescand identiteitsdocument wordt via internet automatisch gekoppeld aan een database en kan zo gecontroleerd worden op echtheid en geldigheid.
Met Keesing Documentscan duurt het controleproces minder dan een minuut. Na het inscannen van het identiteitsbewijs wordt via een internetverbinding het bewijs gecontroleerd en weet u direct of de gegevens geldig en consistent zijn. In een online rapportage wordt dit uiteengezet samen met informatie uit de referentiedatabank waarin afbeeldingen en echtheidskenmerken zijn opgeslagen van meer dan 1.400 verschillende identiteitsdocumenten uit ruim 200 landen. Zo heeft u voor bijna ieder willekeurig identiteitsdocument betrouwbaar vergelijkingsmateriaal voorhanden.
Bij twijfel kan het identiteitsdocument online beoordeeld worden door een forensisch expert.

Ten slotte kan het rapport samen met de scan en de persoonsgegevens beveiligd centraal opgeslagen worden. Zo kunnen snel rapportages gemaakt worden en zijn de gegevens voor verschillende medewerkers en vestigingen online te raadplegen.
Het is mogelijk de gegevens te integreren met andere applicaties, zoals CRM-, loon- en andere backoffice applicaties.

Naast Documentscan biedt Keesing Reference Systems ook diverse andere mogelijkheden voor het uitvoeren van identiteitscontroles en het verifieren van identiteitsdocumenten en bankbiljetten.

Naschrift Keesing Reference Systems: Keesing Reference Systems biedt u de mogelijkheid om tijdens de Informatiemiddag Identiteitscontrole op eenvoudige wijze kennis te maken met de ins en outs van identiteitscontrole en de toetsing op VIS; het register voor gestolen en vermiste identiteitsdocumenten.  Wij nodigen u graag uit voor de Informatiemiddag Identiteitscontrole op woensdag 30 mei a.s. van 14.30 tot 19.00 uur in Het Oude Slot, te Heemstede. Meldt u nu aan door het aanmeldformulier te faxen (voor 18 mei 2007) naar faxnummer: 020-5641115; voor verdere vragen kunt contact opnemen  met Jacqueline van den Top (tel: 020-5641154 of mail: j.v.d.top@keesing.nl). Deelname is gratis.

Disclaimer: De inhoud van dit artikel is in samenwerking met Keesing Reference Systems opgesteld; het betreft een gesponsord artikel.

Gerelateerde artikelen:

1. Blogs geven bedrijven een menselijk gezicht Een interview in de Belgische Standaard met Debbie Weil geeft...
2. Grote en kleine bedrijven In de Intermediair een verslag van de webdiscussie over het...
3. Bedrijven gedwongen tot modernisering vacatures Bedrijven verkopen zichzelf steeds meer in vacatures. Functie-, cultuur- en...